Excel: 10 coisas que você precisa aprender já para dominar a ferramenta

Excel: 10 coisas que você precisa aprender já para dominar a ferramenta

Confira dicas práticas e rápidas para quem quer fazer mais com o programa

Ferramenta indispensável quando o assunto é o pacote Office, o Excel é visto como desafiador para muita gente. Porém, é uma ferramenta fundamental no dia a dia das empresas, pela facilidade na organização das informações por planilhas e no poder de cálculos completos que otimizam o cotidiano. Por isso, a Hashtag Treinamentos, principal empresa especializada em Excel da América Latina, além de obter o maior canal sobre o tema, com 1 milhão e 200 mil inscritos e 65 milhões de visualizações, reúne algumas dicas para quem quer dominar a plataforma, seja para uso pessoal ou para atingir o sucesso em provas sobre a ferramenta.

1. Criar lista suspensa com Validação de Dados

Primeiro, é necessário selecionar toda a célula onde quer ativar a ferramenta. Depois, clique em Dados > Ferramentas de Dados > Validação de Dados. Nas configurações, em Critério de validação, selecionar Lista e definir como Fonte as alternativas possíveis, separando-as com ponto e vírgula (;). Também é possível inserir uma mensagem como alerta de erro, para quem tentar acrescentar uma informação inválida nas células.

1. Formatação condicional

Para começar, selecione os dados onde você quer utilizar a formatação condicional. Vá em Página Inicial, e depois em Formatação Condicional. Em seguida, vá em Realçar Regras das Células e escolha a opção mais adequada, sejam valores, textos ou datas, por exemplo. A ferramenta fornece uma série de formatações específicas que auxiliam na visualização mais intuitiva de dados importantes.

1. Fórmulas Básicas

O Excel fornece uma série de fórmulas que ajudam na resolução instantânea de questões. Entre as principais, estão: Função SOMASE, que auxilia em somar com condições, função MÉDIASE, para obter a média de acordo com uma condição e a função ARRED, para fazer arredondamentos. As fórmulas básicas podem ser acessadas a partir do uso de “=” em uma célula nova. Após escolher o comando a ser executado, o Excel fornece a fórmula completa a ser seguida.

1. Fórmula SE

Uma das funções mais populares da ferramenta, a Fórmula SE faz comparações lógicas entre dois valores para executar uma ação, sempre de acordo com o resultado. A partir da fórmula: “=SE(teste lógico;valor se verdadeiro;valor se falso)”, é possível classificar uma situação de acordo com a necessidade.

1. Fórmula PROCV

A Fórmula PROCV, que significa “procurar na vertical”, pode ser encontrada a partir do código “=PROCV”. A partir daí, basta seguir o que pede a fórmula. Confira o passo a passo: “=PROCV(O que deseja pesquisar, onde deseja pesquisar, qual o número da coluna no intervalo que contém o valor a ser retornado, e se deseja que retorne com uma correspondência Aproximada ou Exata, opções indicadas como 1/TRUE ou 0/FALSE”.

1. Fórmula SOMASES

Uma espécie de evolução da popular fórmula SOMASE, a SOMASES é a junção da função SOMA com a função SES, ou seja, uma soma com mais de um critério para ter um resultado específico. A função permite somar com mais de uma condição dentro da mesma função, criando mais facilidade para criar um resumo gerencial ou fazer análises mais detalhadas de alguns dados, por exemplo, o que permite a criação de dashboards ainda mais completos.

1. Tabela Dinâmica

A Tabela Dinâmica pode ser utilizada de diversas formas e aplicações, permitindo análises de forma rápida e prática. A função pode ser localizada na guia Inserir, seguido de Tabela Dinâmica, no campo das Tabelas. É possível criar divisões de dados a partir de campos como “Filtros”, “Colunas”, “Linhas” e “Valores”.

1. Gráfico com Eixo Secundário

O Eixo Secundário é uma opção simples do Excel. É também muito útil para misturar informações que possuem escalas diferentes. A criação de gráficos no Eixo Secundário permite um aprimoramento dessas ferramentas, tornando-as mais completas e atraentes. Para acessar, basta ir em Inserir, selecionar um tipo de gráfico, incluir os dados nas divisões corretas. Depois, basta selecionar uma das divisões, com o botão direito do mouse, ir em Formatar Série de Dados e selecionar o Eixo Secundário. As informações ficarão sobrepostas. Para resolver esse problema, basta selecionar novamente a divisão e transformá-la em outro modelo de gráfico.

1. Fórmulas de Texto

Não só de números vive o Excel. As planilhas também estão repletas de textos, que precisam ser geridos e possuem fórmulas específicas. A função TEXTO no Excel pode ser usada, por exemplo, para gerenciar datas. Nesse caso, quando precisamos alterar datas para um formato específico, podemos passar a célula para essa função. Algumas fórmulas de texto são vitais para o uso nas empresas. Confira o conteúdo completo sobre fórmulas de texto neste link.

1. Configuração de Tabelas

Por último, outra dica importante é saber como deixar tabelas mais organizadas. Para organizar a largura das colunas, basta selecionar todas as informações da coluna e dar um duplo clique, para um auto ajuste. Para inserir bordas, basta novamente selecionar tudo, ir na Página Inicial, em Fonte, selecionar Bordas e clicar em Todas as Bordas. Também é possível destacar o título, com outras cores ou até mesmo filtros.

SOBRE A HASHTAG TREINAMENTOS
A Hashtag Treinamentos surge após o então estudante de Engenharia de Produção João Paulo Martins perceber a dificuldade dos colegas de faculdade em utilizarem o programa Excel. Reuniu a demanda do mercado pelo conhecimento do programa com a paixão por ensinar, e em 2015 fundou a empresa em Niterói (RJ). Em 2016 com a chegada do sócio João Paulo Lira a Hashtag Treinamentos a empresa passou para o digital e ampliou a área de atuação: além de Excel e de terem criado o maior canal sobre o tema com mais de 1 milhão de inscritos, hoje a empresa oferece cursos também nas áreas de programação e  ciência de dados.